Stellenbeschreibung

Wir suchen derzeit eine organisierte und detailorientierte Person, um unser Team als Projektassistenz / Vertriebs-Innendienst (m/w/d)zu verstärken.

Diese Position arbeitet stark mit dem Vertriebs-Team sowie zu den Finanz-/Controlling- und Projektteams zusammen.

Der ideale Kandidat liebt eine strukturierte und detailorientierte Arbeitsweise, übernimmt Verantwortung und löst gerne proaktiv anfallende Themen.  Der Schwerpunkt dieser Stelle liegt auf der Kundeninteraktion, hauptsächlich mit den Bereichen Projektmanagement und Beschaffung.

Verantwortlichkeiten:

• Erstmalige Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen
• Einrichten von Kundenkonten und Erfassung von Aufträgen in Kunden- und Auftragslisten
• Sammeln aller auftragsrelevanten Dokumente aus Vertrieb/Angebotsmanagement (Preislisten, Leistungsbeschreibungen, Vertragsdokumente)
• Koordination mit dem Kunden und Beschaffung aller Dokumente für die finanzielle Abwicklung (Vertragsunterschriften, Aufträge)
• Zusammenstellung von Dokumenten für die Auftragsabwicklung durch Finanz-/Controlling im Warenwirtschaftssystem (Investitionen, Dienstleistungen, laufende Wartung usw.) einschließlich Meilensteine
• Pflege von Kunden- und Auftragslisten
• Ausarbeitung von Projektkurzbeschreibungen für Projektteams und Übermittlung relevanter Dokumente und Informationen
• Ongoing controlling und Überwachung des Auftragsstatus
• Verfolgung des Projektfortschritts gemäß Meilensteinen mit dem Projektteam
• Kontrolle der Rechnungsanforderungen und Einleitung ausgehender Rechnungen
• Vorbereitung und Überprüfung ausgehender Rechnungen
• Beschaffung von Leistungsbestätigungen/-akzeptanzen nach Abstimmung mit den Projektteams auf der Kundenbaustelle
• Kontrolle von Wartungsverträgen, Preisänderungen und Konditionen
• Vorläufige Abstimmung von Entwurfrechnungen mit Kunden
• Rechnungsversand und Forderungsmanagement
• Einholung von Nachfolgeaufträgen
• Unterstützung bei der Angebotsvorbereitung
• Management vereinbarter Bedingungen und Angebotsnummern
• Pflege von Statuslisten

Qualifikationen:

• Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
• Effektive Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Vertrautheit mit individuellen Projektverträgen
• Fähigkeit zur Unterstützung von Vertragsabschluss- und Verhandlungsprozessen
• Erfahrung im Vertragsmanagement und Reporting